Part6のビジネスメール問題で「内容が頭に入ってこない」と悩んでいませんか？
ビジネスメールは、Part6で最も頻出する文章タイプです。 しかし、定型表現とパターンを知っていれば、内容を瞬時に理解できるんです。
実は、TOEICのビジネスメールは決まった構造と表現で構成されています。
今回は、頻出する定型表現を完全マスターして、文脈を素早く把握し、効率的に正解を導く方法をお伝えします。
ビジネスメールの基本構造
標準的なメール構成
1. ヘッダー情報
To: recipient@company.com
From: sender@company.com
Subject: Meeting Confirmation
Date: March 15, 2024
2. 宛名・挨拶
Dear Mr. Johnson,
Dear Ms. Smith,
Dear Team Members,
3. 導入部
冒頭の挨拶
メールの目的提示
背景情報の説明
4. 本文
具体的な内容
詳細情報
要求・提案
5. 結び
今後のアクション
感謝の表現
返信の依頼
6. 署名
Sincerely,
Best regards,
[名前・肩書き]
Part6でのメール出題特徴
出題頻度
- 4文章中、1-2文章がメール形式
- 全16問中、4-8問がメール問題
- 最も対策効果の高い文章タイプ
問題配置パターン
- 1つ目の文章：メール(導入的)
- 2つ目の文章：お知らせ・レポート
- 3つ目の文章：メール(応用的)
- 4つ目の文章：レビュー・記事
導入部の定型表現
冒頭挨拶のパターン
一般的な挨拶
I hope this email finds you well.
（このメールがあなたにとって良いタイミングでありますように）
I hope you are doing well.
（お元気でお過ごしのことと思います）
I trust you had a pleasant weekend.
（良い週末をお過ごしになったことと思います）
季節・時期による挨拶
I hope you had a wonderful holiday season.
（素晴らしい休暇シーズンをお過ごしになったことと思います）
I hope you are enjoying the new year.
（新年をお楽しみのことと思います）
メール目的の表明
情報提供
I am writing to inform you about...
（...についてお知らせするためにメールしております）
I wanted to update you on...
（...について最新情報をお伝えしたく）
Please be informed that...
（...についてお知らせいたします）
依頼・要求
I am writing to request...
（...をお願いするためにメールしております）
I would like to ask for your assistance with...
（...についてお手伝いをお願いしたく）
Could you please...
（...していただけますでしょうか）
確認・問い合わせ
I am writing to confirm...
（...を確認するためにメールしております）
I wanted to follow up on...
（...についてフォローアップしたく）
I would like to inquire about...
（...についてお問い合わせしたく）
本文での頻出表現
情報伝達の表現
事実の報告
I am pleased to announce that...
（...をお知らせできることを嬉しく思います）
I regret to inform you that...
（残念ながら...をお知らせしなければなりません）
As you may already know...
（既にご存知かもしれませんが...）
詳細説明
In addition to this...
（これに加えて...）
Furthermore, I should mention that...
（さらに、...についてもお伝えすべきです）
It is also worth noting that...
（...についても注目する価値があります）
スケジュール・時間に関する表現
日程調整
The meeting is scheduled for...
（会議は...に予定されています）
We have rescheduled the event to...
（イベントを...に変更いたしました）
Please mark your calendar for...
（...をカレンダーにご記入ください）
期限・締切
The deadline for submission is...
（提出期限は...です）
Please respond by...
（...までにご返信ください）
We need your confirmation by...
（...までに確認が必要です）
添付資料・資料送付
添付ファイル
Please find attached...
（...を添付いたします）
I have attached the document for your review.
（ご確認のため資料を添付いたします）
The file is attached for your reference.
（ご参考のためファイルを添付いたします）
資料の説明
The report contains detailed information about...
（レポートには...に関する詳細情報が含まれています）
You will find the specifications in the attached document.
（仕様書は添付書類でご確認いただけます）
結びの定型表現
感謝の表現
一般的な感謝
Thank you for your time and consideration.
（お時間とご配慮をいただき、ありがとうございます）
I appreciate your prompt response.
（迅速なご返信をありがとうございます）
Thank you in advance for your cooperation.
（ご協力を前もってお礼申し上げます）
特定の行動への感謝
Thank you for taking the time to meet with us.
（お時間を割いてお会いいただき、ありがとうございます）
I appreciate your assistance with this matter.
（この件についてご支援いただき、ありがとうございます）
今後のアクション
返信の依頼
I look forward to hearing from you.
（ご連絡をお待ちしております）
Please let me know if you have any questions.
（ご質問がございましたらお知らせください）
I would appreciate your feedback on this proposal.
（この提案についてご意見をいただければ幸いです）
次のステップ
We will proceed with the plan as discussed.
（話し合った通りに計画を進めます）
I will send you the updated schedule tomorrow.
（明日、更新されたスケジュールをお送りします）
メールタイプ別の特徴と対策
会議・イベント関連メール
頻出語彙
agenda（議題）
venue（会場）
attendee（参加者）
postpone（延期する）
reschedule（日程変更）
典型的なパターン
件名：Meeting Confirmation/Schedule Change
内容：日時・場所・議題の確認
依頼：参加確認・資料準備
よく出る空欄パターン
The meeting _____ at 2 PM in Conference Room A.
(A) will hold
(B) will be held
(C) is holding
(D) holds
正解：(B) 受動態「開催される」
プロジェクト・業務報告メール
頻出語彙
progress（進捗）
milestone（マイルストーン）
deadline（締切）
deliverable（成果物）
update（更新・報告）
典型的なパターン
件名：Project Update/Status Report
内容：進捗状況・課題・次のステップ
依頼：承認・指示・リソース
よく出る空欄パターン
The project is _____ on schedule despite some minor setbacks.
(A) progressing
(B) progressed
(C) progress
(D) progressive
正解：(A) 進行形「進んでいる」
顧客対応・営業メール
頻出語彙
inquiry（問い合わせ）
proposal（提案）
quotation（見積もり）
satisfaction（満足度）
follow-up（フォローアップ）
典型的なパターン
件名：Response to Your Inquiry
内容：問い合わせへの回答・提案
依頼：検討・決定・次回会議
文脈把握の効率的テクニック
5秒スキャン法
Step 1：件名確認(1秒)
件名からメールの目的を把握
Meeting → 会議関連
Update → 報告・更新
Request → 依頼・要求
Step 2：送信者・受信者確認(1秒)
社内メール vs 社外メール
上司→部下 vs 部下→上司
顧客→会社 vs 会社→顧客
Step 3：冒頭・結び確認(3秒)
冒頭でメール目的を特定
結びで求められる行動を確認
全体のトーンを把握
キーワード検索法
重要キーワードの特定
時間：deadline, schedule, meeting
行動：request, confirm, update
感情：pleased, regret, appreciate
文脈予測
"I regret to..." → 悪いニュース
"I am pleased to..." → 良いニュース
"I would like to request..." → 依頼
パターン認識法
メール構造の瞬時把握
段落1：挨拶 + 目的
段落2：詳細情報
段落3：依頼・次のステップ
段落4：結び
実践演習問題
演習1：会議メール
Subject: Quarterly Review Meeting
Dear Team,
I hope this email finds you well. I am writing to ___1___ you about our upcoming quarterly review meeting.
The meeting ___2___ on Friday, March 20th, at 2:00 PM in Conference Room B. Please ___3___ your calendars accordingly.
___4___. We look forward to discussing our achievements and future goals.
Best regards,
Sarah Johnson
選択肢例
1. (A) inform (B) notice (C) tell (D) say
2. (A) will hold (B) will be held (C) holds (D) is holding
3. (A) arrange (B) organize (C) mark (D) plan
4. (A) Please bring your quarterly reports
(B) The meeting has been cancelled
(C) We will discuss this later
(D) Thank you for your patience
正解
- (A) inform - "inform you about"の定型表現
- (B) will be held - 受動態「開催される」
- (C) mark - "mark your calendars"の慣用表現
- (A) - 会議での資料持参依頼が自然
演習2：プロジェクト報告メール
Subject: Project Alpha - Status Update
Hi Mark,
I wanted to ___1___ you on the progress of Project Alpha.
I'm ___2___ to report that we are slightly ahead of schedule. The development phase ___3___ last week, and testing will begin on Monday.
___4___. Please let me know if you need any additional information.
Regards,
Lisa Chen
文脈把握のポイント
- 件名から「プロジェクト進捗報告」と判断
- "ahead of schedule"で好調な進捗と理解
- 開発完了→テスト開始の流れを把握
効率的な学習方法
パターン暗記法
段階的学習
Week 1：基本的な挨拶・結び表現
Week 2：目的別の導入表現
Week 3：本文での定型表現
Week 4：メールタイプ別パターン
暗記のコツ
1. 音読による記憶定着
2. 実際のビジネス場面での想像
3. 類似表現との比較
4. 頻出度による優先順位
実践的な活用
日常学習での応用
英語ニュースサイトのビジネス記事
実際のビジネスメールサンプル
オンラインの無料教材
模擬練習
自分でメールを書く練習
定型表現を使った文章作成
Part6形式での演習
まとめ
ビジネスメールの定型表現をマスターすることで、Part6の効率と正確性が大幅に向上します。
成功のポイント
- 基本構造の完全理解
- 定型表現の暗記と活用
- 文脈把握テクニックの習得
- 継続的な練習による定着
これらの知識を身につければ、ビジネスメール問題を素早く、正確に解けるようになります。
定型表現を武器に、Part6での確実な得点アップを目指しましょう！
