「社内通知文書が長くて、どこが重要か分からない」「時間内に内容を把握できない」と悩んでいませんか？
Part6で出題される社内通知文書には、明確な構造パターンがあります。 この構造を理解すれば、重要情報を瞬時に特定できるようになるんです。
実際のビジネスでも、社内文書を素早く読み取る能力は非常に重要です。 TOEICで高得点を取るだけでなく、実務でも活かせるスキルを身につけましょう。
今回は、社内通知文書の効率的な読み方と、重要情報を素早く把握するテクニックを詳しくご紹介します。
社内通知文書の基本構造
典型的な文書構造
1. ヘッダー部分(5%)
- 差出人、宛先、日付
- 件名(Subject)
- 緊急度表示
2. 目的説明(15%)
- 通知の理由
- 背景説明
- 重要度の示唆
3. 主要内容(60%)
- 具体的な変更内容
- 新しい方針・手続き
- 実施日程・詳細
4. 行動要請(15%)
- 社員に求められる対応
- 締切・期限
- 連絡先情報
5. 結び(5%)
- 感謝・協力依頼
- 追加情報の案内
文書タイプ別特徴
方針変更通知：
- 変更理由の説明が詳細
- 新旧対比が明確
- 実施時期が具体的
システム変更通知：
- 技術的説明が多い
- 手順が段階的に記載
- トラブル対応情報を含む
人事通知：
- 組織図の変更
- 新任者の紹介
- 連絡先の更新
イベント通知：
- 日程・場所が明確
- 参加方法の説明
- 準備事項の指示
重要情報の特定テクニック
テクニック1：5W1H速読法
Who(誰が):
- 通知の対象者を確認
- 責任者・担当者の特定
- 新任者・異動者の把握
What(何を):
- 変更・実施内容の把握
- 新しい手続き・ルール
- 提供されるサービス
When(いつ):
- 実施開始日
- 締切日・期限
- 段階的実施のスケジュール
Where(どこで):
- 実施場所・部署
- 適用範囲・対象エリア
- 連絡先・問い合わせ先
Why(なぜ):
- 変更の理由・背景
- 目的・効果
- 必要性の説明
How(どのように):
- 実施方法・手順
- 申請手続き
- 注意事項・準備
テクニック2：キーワードスキャニング
変更関連キーワード：
- change, modify, update, revise
- new, different, alternative
- effective, implement, introduce
時間関連キーワード：
- deadline, due date, by [date]
- effective immediately, starting from
- until, before, after, during
行動関連キーワード：
- please, must, should, required
- contact, submit, attend, complete
- register, apply, confirm, respond
重要度キーワード：
- important, urgent, critical
- please note, attention, reminder
- mandatory, optional, voluntary
テクニック3：構造的読解法
段落機能の理解：
第1段落：
- 通知の目的
- 重要度レベル
- 概要の把握
第2-3段落：
- 詳細内容
- 具体的変更点
- 影響範囲
最終段落：
- 行動要請
- 締切・期限
- 問い合わせ先
文書タイプ別読解戦略
方針変更通知の読み方
重点確認項目：
- 変更内容の明確化
- 実施時期の確認
- 自分への影響の判断
- 必要な行動の特定
例文分析：
Effective January 1st, our company will implement a new expense reporting system. All employees must submit receipts through the online portal rather than paper forms. Training sessions will be held during the first week of December.
重要情報：
- 実施日：1月1日
- 変更内容：経費報告システム
- 行動：オンライン提出
- 準備：12月第1週の研修参加
システム変更通知の読み方
重点確認項目：
- 変更するシステムの特定
- 影響を受ける業務の確認
- 移行スケジュールの把握
- トラブル時の対応方法
例文分析：
The email server will be upgraded this weekend. During the maintenance period (Saturday 6 PM - Sunday 8 AM), email services will be temporarily unavailable. Please save important emails locally before Friday.
重要情報：
- 対象：メールサーバー
- 時期：週末(土曜夜～日曜朝)
- 影響：メール利用不可
- 準備：金曜日までにローカル保存
人事通知の読み方
重点確認項目：
- 人事異動の内容
- 新しい連絡先の確認
- 業務への影響の理解
- 引き継ぎスケジュール
例文分析：
We are pleased to announce that Sarah Johnson has been promoted to Regional Manager. She will be relocating to our Tokyo office next month. Please update your contact information accordingly.
重要情報：
- 人事：Sarah Johnson昇進
- 新職：Regional Manager
- 移転：来月東京オフィス
- 行動：連絡先更新
イベント通知の読み方
重点確認項目：
- イベント内容の把握
- 日時・場所の確認
- 参加方法の理解
- 準備事項の確認
例文分析：
The annual company picnic will take place on June 15th at Central Park. Registration is required by June 1st. Please bring your own lunch and beverages will be provided.
重要情報：
- イベント：年次ピクニック
- 日時：6月15日
- 場所：Central Park
- 締切：6月1日登録
- 準備：昼食持参
Part6問題での応用方法
空欄予測テクニック
文書構造からの予測：
目的説明部分の空欄：
- 理由を表す表現(due to, because of)
- 目的を表す表現(in order to, to)
主要内容部分の空欄：
- 変更内容の詳細
- 時期・期限の表現
- 手順・方法の説明
行動要請部分の空欄：
- 依頼・指示の表現(please, must)
- 期限の表現(by, before)
- 連絡方法の説明
文脈理解のポイント
前後の論理関係：
- 原因→結果
- 問題→解決策
- 変更→影響
時間的な流れ：
- 現在の状況
- 変更の時期
- 将来の状態
重要度の判定：
- 必須事項 vs. 推奨事項
- 緊急事項 vs. 通常事項
- 全員対象 vs. 特定対象
効率的読解の実践法
時間配分戦略
第1読(30秒)：
- 文書タイプの特定
- 全体構造の把握
- 重要キーワードのマーク
第2読(60秒)：
- 詳細内容の理解
- 5W1Hの整理
- 自分への影響の判断
第3読(30秒)：
- 問題解答のための確認
- 不明点の再読
- 最終チェック
情報整理テクニック
重要度別分類：
- 必須情報：日時、場所、締切
- 重要情報：変更内容、影響範囲
- 補足情報：背景、詳細説明
行動別分類：
- 即座に必要：緊急対応事項
- 準備が必要：研修、登録、申請
- 確認のみ：情報の更新、周知事項
よくある読み間違いと対策
間違い1：詳細に読みすぎる
❌ 問題：
全ての文を完璧に理解しようとする
✅ 解決策：
重要情報にフォーカスした読み方
間違い2：時系列の混乱
❌ 問題：
過去・現在・未来の区別ができない
✅ 解決策：
時間表現を明確にマーク
間違い3：対象者の誤認
❌ 問題：
自分に関係ない情報も重要視
✅ 解決策：
対象者・適用範囲を最初に確認
間違い4：行動要請の見落とし
❌ 問題：
読み手に求められる行動を見逃す
✅ 解決策：
「please」「must」などの表現に注目
実践練習法
基礎練習(毎日10分)
1. 文書構造分析
- 社内通知のサンプルを読む
- 各段落の機能を特定
- 重要情報の位置を確認
2. キーワード抽出
- 5W1Hの情報を素早く特定
- 行動要請の表現を見つける
- 時間・期限関連の情報を整理
応用練習(週3回×15分)
1. 時間制限読解
- 2分で文書の要点を把握
- 重要情報の優先順位付け
- 読み手への影響を判断
2. Part6問題演習
- 社内通知文書の問題を集中的に解く
- 文脈理解に基づく解答
- 間違いの原因分析
まとめ
社内通知文書の効率的な読み方は、構造理解と重要情報の特定がカギです。
重要なポイントは：
- 5W1H速読法による情報整理
- 文書タイプ別の読解戦略
- 重要度判定による優先順位付け
これらのテクニックをマスターすれば、Part6の社内通知問題が得点源になるだけでなく、実際のビジネスでも活用できるスキルが身につきます。
ぜひ今回の方法を実践して、効率的な文書読解力を向上させてくださいね！
